Przechowywanie dokumentów księgowych

 Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowanego za dany rok obrotowy przechowuje się w oryginalnej postaci. Dokumentację należy przechowywać w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokonując podziału na okresy sprawozdawcze, co pozwoli na ich łatwe odszukanie. Warto zaznaczyć, że roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć nazwą ich rodzaju, a także symbolem końcowych lat i numerów w zbiorze.

 Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowódów. Nie dotyczy to dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, a także znaczących umów i pozostałych istotnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Warunkiem stosowania metody przechowywania danych na informatycznych nośnikach danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, jeżeli jego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Warto zaznaczyć, że kierownik jednostki powinien powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od ich wydania w przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu. Istnieje obowiązek zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibe jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu, za zgodą organu kontroli.

Terminy przechowywania dokumentacji zostały określone w art. 74 ustawy o rachunkowości. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Termin pięcioletni dla przechowywania dokumentacji obowiązuje dla ksiąg rachunkowych; dokumentów inwentaryzacyjnych; dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości oraz pozostałych dowodów księgowych i sprawozdań, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż przez 5 lat. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. W przypadku dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym, przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamaracji należy przechowywać przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub po reklamacji.