Kalendarz spółki

 W tym artykule przejrzymy kalendarz spółki przez cały rok od momentu jej rejestracji - jakie dokumenty, oświadczenia, deklaracje, raporty i gdzie należy składać. Skoncentrujemy się na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jako najbardziej popularnej formie prawnej.

 Po rejestracji spółka musi najpierw złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek od kapitału zakładowego w wysokości 0.5% w ciągu 14 dni od podpisania umowy spółki. Czasami zdarza się, że 14 dni od podpisania statutu minęły, a spółka nadal nie jest zarejestrowana w rejestrze, w związku z tym nie ma możliwości złożenia deklaracji w terminie, ponieważ nie ma nadanych numerów – rejestracyjnego KRS, NIP i statystycznego REGON. Aby nie otrzymać kary za nieterminowe złożenie deklaracji należy dodatkowo złożyć tzw. "czynny żal", który w standardowej formie informuje o tym, że podatnik jest świadomy tego, że popełnił wykroczenie zgodnie z Ordynacją podatkową, popełnił je sam bez udziału osób trzecich i do momentu złożenia deklaracji nie otrzymał wezwania z urzędu skarbowego w tej sprawie. W takim przypadku urząd skarbowy nie nakłada kary. Jednak z reguły spółka jest zarejestrowana w ciągu 7-10 dni i jeśli przedstawiciel spółki znajduje się w tym momencie w Polsce – ma możliwość złożenia deklaracji w terminie.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od dnia rejestracji. Jest to informacja o wszystkich członkach zarządu i udziałowcach, którzy posiadają ponad 25% udziałów w spółce. Rejestr jest publicznie dostępny. Oznacza to, że każda osoba może sprawdzić, kto jest beneficjentem rzeczywistym dowolnej firmy, a także sprawdzić osobę fizyczną przy pomocy numeru PESEL lub daty urodzenia. Wniosek taki składa się elektronicznie na stronie internetowej Ministerstwa Finansów i podpisuje się podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez reprezentanta spółki. W przypadku jakichkolwiek zmian w składzie lub danych beneficjentów rzeczywistych należy również złożyć aktualne dane w ciągu 7 dni.

Następnie należy zarejestrować spółkę w Urzędzie Skarbowym zgodnie z miejscem siedziby, składając formularz zgłoszeniowy NIP-8 w ciągu 21 dni od momentu zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Jeśli w danych spółki nastąpiły zmiany, na przykład zmienił się adres prowadzenia działalności lub dodano nowy, pojawiły się nowe konta bankowe lub inne, aktualizację NIP-8 należy złożyć w ciągu 7 dni. Zwykle PCC-3 i NIP-8 są składane razem w urzędzie skarbowym.

Następnie logiczne będzie przypomnienie o formularzu rejestracyjnym VAT-R, przy pomocy którego można zarejestrować się jako podatnik podatku od towarów i usług. Termin złożenia formularza VAT-R to co najmniej dzień przed rozpoczęciem działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Jeżeli formularz VAT-R wskazuje na zwolnienie od podatku, należy złożyć formularz w miesiącu poprzedzającym zwolnienie.

Po przejściu obowiązkowych procesów po rejestracji spółki, pojawiają się cykliczne deklaracje, płatności i raporty, z którymi przedsiębiorca będzie spotykał się co miesiąc, co kwartał lub co roku.

Сykliczne deklaracje, składki na ubezpieczenia społeczne i podatki

ZUS - do 15 dnia miesiąca następującego po sprawozdawczym

PIT - do 20 dnia następującego po miesiącu sprawozdawczym, zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych za miesiąc poprzedni

VAT - do 25 dnia następującego po miesiącu sprawozdawczym, plik JPK_V7M lub JPK_V7K: plik JPK_V7M lub JPK_V7K - nowy plik JPK_VAT od października 2020 są zobowiązani do złożenia wszystkich czynnych podatników VAT, niezależnie od tego, czy mają status mikro, małego, średniego czy dużego przedsiębiorcy. JPK_V7M składają podatnicy VAT, którzy wybrali raporty miesięczne, a jpk_v7k – kwartalne. A także ewentualna płatność VAT za poprzedni okres.

Poniżej przedstawiono miesięczne obowiązki przedsiębiorcy.

Do 31 stycznia:

- PIT  deklaracja podatku dochodowego od osób fizycznych, składa się w urzędzie skarbowym do końca stycznia. W 2021 roku 31 stycznia przypada w niedzielę, więc ostatnim dniem złożenia deklaracji jest 1 lutego.

- sprawozdanie do dnia 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy, jeżeli organizacja jest wpisana do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy również sytuacji, w której działalność agencji zatrudnienia w poprzednim roku była zerowa. Następnie sporządzany jest tak zwany "raport zerowy".

Do 28 lutego:

- przekaż pracownikom PIT-11

Do 31 marca:

1. CIT-8 - złożyć deklarację i zapłacić podatek dochodowy od osób prawnych.
2. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych

W ciągu 3 miesięcy od daty sporządzenia oraz podpisania sprawozdania finansowego: zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego: złożenie rocznego sprawozdania finansowego do KRS.

Warto zauważyć, że jeśli ostatni dzień przypada na dzień wolny od pracy, zostaje on przeniesiony na najbliższy następny dzień roboczy. Przykładowo, jeżeli wskazano, że 31 stycznia jest ostatnim dniem złożenia PIT w urzędzie skarbowym, ale jest to niedziela, ostatnim dniem liczy się 1 lutego. Jeśli 25. dzień miesiąca, do którego należy złożyć VAT, przypada na dzień wolny, na przykład w kwietniu 2021 roku, ostatnim dniem będzie poniedziałek - 26 kwietnia.

Należy pamiętać, że może się zdarzyć, że przedsiębiorca nie zdążył złożyć deklaracji lub raportu na czas. W celu uniknięcia kary można złożyć tzw." czynny żal", o którym pisaliśmy powyżej.

ZMIANY W KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM

Zmiany w polskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mogą być konstytutywne lub deklaratywne.

W związku z tym dokonując zmian w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością musimy mieć świadomość, że niektóre z nich wejdą w życie dopiero z chwilą ich wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego KRS (wpis konstytutywny), a niektóre z nich z chwilą ich ogłoszenia (wpis deklaratywny).

Wszelkie zmiany w umowie spółki będą wymagały zapisu konstytutywnego.

Jeżeli mówimy o zmianach konstytutywnych, to wchodzą one w życie dopiero po wpisie w KRS.

Przykłady zmian konstytutywnych:

• zmiana siedziby spółki (miasta)
• zmiana firmy spółki (nazwy)
• zwiększenie lub obniżenie kapitału zakładowego
• zmiana sposobu reprezentowania firmy
• zwiększenie liczby PKD lub ich rozbudowa i inne.

Dokonanie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym ma charakter deklaratywny (potwierdzający i formalny) i jest w rzeczywistości niezależne od wniesienia zmian w KRS.

Przykłady zapisów deklaratywnych:

• powołanie i / lub odwołanie prezesa zarządu, wiceprezesa zarządu, członków zarządu;
• powołanie i / lub odwołanie prokurenta
• zmiana adresu firmy bez zmiany miasta rejestracji
• zmiana przeważającego PKD i / lub 9 innych dodatkowych wymienionych w Krajowym Rejestrze Sądowym bez zmiany statutu
• sprzedaż udziałów w spółce (zmiana udziałowców)

Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS wniosek o zmianę rejestru należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia wymagającego dokonania wpisu do rejestru.

Nieprzestrzeganie tego terminu nie spowoduje, że zmiana nie będzie obowiązywać. Opóźnienie może skutkować jedynie wszczęciem postępowania egzekucyjnego i nałożeniem grzywny. Maksymalny termin złożenia wniosku o zmianę statutu wynosi 6 miesięcy - po tym terminie wszystkie zmiany w umowie tracą ważność, jeżeli nowa umowa nie została złożona do KRS.

Nie zapominamy o tym, że o zmianie miasta i adresu rejestracji spółki należy poinformować urząd skarbowy w terminie 7 dni od wejścia w życie takich zmian.

Napisz do nas, jeśli masz dodatkowe pytania na ten temat!