During our practice we have served versatile consulting to foundations, public funds, corporations and individual investors.
During our practice we have served versatile consulting to foundations, public funds, corporations and individual investors.
Obecna sytuacja związana z pandemią koronawirusa powoduje, że osobiste spotkania w celu przeprowadzenia zgromadzenia wspólników są utrudnione. W związku z tym wielu wspólników spółek zastanawia się, czy można wziąć udział w zgromadzeniu wspólników online?
Zgodnie z art. 234 kodeksu spółek handlowych zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Polski. Zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innych miejscach w Polsce niż te wskazane w umowie, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Jednak można wziąć udział w zgromadzeniu wspólników także przez Internet na podstawie art. 2341, pod warunkiem, że umowa spółki nie stanowi inaczej. Każde zgromadzenie wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację, którą zgodną z ogólnymi regułami będzie najczęściej siedziba spółki. W konsekwencji, w miejscu odbywania zgromadzenia konieczna jest obecność co najmniej przewodniczącego oraz protokolanta. Natomiast pozostali uczestnicy zgromadzenia, którzy wybrali tryb internetowy mogą znajdować się w dowolnym miejscu. O udziale w zgromadzeniu wspólników online postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, powinni określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Wiele kwestii dotyczących zasad udziału w zgromadzeniu online nie jest uregulowanych przez przepisy, m.in. czy zgromadzenie online powinno być nagrywane, w jaki sposób wspólnicy powinni głosować za lub przeciw podjęciu uchwał, dlatego warto określić to w regulaminie.
Ze zgromadzenia wspólników przeprowadzonego online należy sporządzić protokół na zasadach ogólnych, czyli pisemny. Wspólnicy, którzy brali w nim udział osobiście, podpisują listę obecności, natomiast wspólnicy uczestniczący w zgromadzeniu online są jedynie wskazywani na liście załączonej do protokołu.
