Nowe zasady wystawiania faktur

 Obecnie trwają prace nad wdrożeniem nowego systemu wystawiania faktur strukturyzowanych od października 2021 roku, mającego na celu uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce. Planowane jest stopniowe wprowadzenie państwowego systemu teleinformatycznego - Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – od października br. dobrowolnie, a od 2023 r. – obowiązkowo dla wszystkich przedsiębiorców. Podobny system obowiązuje na terenie niektórych innych krajów UE i planowany jest np. we Francji.

 Jak będzie działał nowy system faktur ustrukturyzowanych? Nazywane są ustrukturyzowanymi ze względu na specjalny rodzaj i format, który pozwoli gromadzić wszystkie niezbędne dane i przenosić je do bazy, do której dostęp będzie miał fiskus. Przed wystawieniem faktury przedsiębiorca musi zalogować się do systemu wystawiania faktur (KSeF) za pomocą podpisu elektronicznego. Wystawiona przez upoważnioną osobę faktura musi być dodatkowo potwierdzona przez nabywcę poprzez wyrażenie zgody na wystawienie w tym systemie lub jej pobranie. W dniu przypisania przez system fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikacyjnego z datą i godziną, zostanie on uznany za wystawiony i jednocześnie otrzymany. Będzie to miało znaczenie z punktu widzenia odliczenia VAT-u, już w okresie wystawiania faktury będzie prawo do odliczenia podatku. Przedsiębiorca nie będzie musiał udowadniać daty otrzymania faktury i wiązać tej daty z okresem odliczenia VAT.

Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika we własnym systemie finansowo-księgowym według wzoru udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Mikroprzedsiębiorstwa uzyskają również dostęp do aplikacji internetowej E-Mikrofirma, za pomocą której będzie można wystawiać i wysyłać faktury ustrukturyzowane. Po uwierzytelnieniu w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury, a także będzie mógł pobrać w formacie xml lub przekonwertować na PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Oprócz podatnika faktury ustrukturyzowane będą mogły wystawiać lub mieć do nich dostęp inne podmioty posiadające prawo dostępu do KSeF. Ponadto wprowadzono możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub dostępu do takich np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.

Co ważne, do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie możliwości utraty lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF. W związku z tym duplikaty przestaną być potrzebne w tym przypadku.

Faktura elektroniczna skróci czas oczekiwania na zwrot VAT, który obecnie wynosi 60 dni, do 40 dni, spełniając łącznie specjalne warunki:

- podatnik powinien w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy zwrot VAT, wystawiać faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur

- przedsiębiorca powinien być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny co najmniej 12 miesięcy przed okresem zwrotu podatku VAT oraz składać stosowne deklaracje

- przedsiębiorca powinien mieć rachunek rozliczeniowy co najmniej 12 miesięcy przed okresem zwrotu podatku VAT

- kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Planowane rozwiązanie umożliwi fiskusowi kontrolowanie przedsiębiorców, a oni otrzymają za to szybszy zwrot podatku VAT nadpłaconego.