Компания из страны вне ЕС может открыть польский филиал, зарегистрировав его в Национальном судебном реестре (KRS), назначив польского представителя и настроив налоги — за 4–8 недель и примерно за PLN 6 000–20 000 начальных затрат. Филиал не является отдельным юрлицом; полную ответственность несет материнская компания, и деятельность ведется только в рамках зарегистрированных вами видов.
Кто имеет право и когда филиал уместен
Компании из стран вне ЕС и ЕЭЗ могут открывать филиалы в Польше на основе взаимности. Филиал не самостоятельен: материнская компания владеет им полностью, несет все юридические и финансовые риски и дублирует деятельность материнской компании. Расширять деятельность за пределы зарегистрированного у материнской компании объема нельзя.
Сравните три структуры: представительство занимается маркетингом и контактами с клиентами, но не может заключать договоры или торговать. Филиал может подписывать контракты, нанимать персонал и владеть активами — но вся ответственность лежит на материнской компании. Польская «дочка» (sp. z o.o. или s.a.) — отдельное юрлицо с ограниченной ответственностью и большей свободой операций, но дороже в запуске и сопровождении.
Выбирайте филиал для быстрого выхода на рынок под одним налоговым идентификатором, если планируете быстро нанимать и принимаете ответственность материнской компании. Выбирайте «дочку», если нужна защита ответственности или долгосрочная автономия.
Пошаговая процедура и сроки (недели 0–8)
Недели 0–2: Сбор и подготовка документов
Соберите выписку из реестра материнской компании (выданную за последние 3 месяца), устав, решение совета о создании филиала, договор аренды или подтверждение адреса офиса в Польше, имя и паспорт представителя филиала и образцы подписей. Все непольские документы нужно апостилировать и перевести на польский у присяжного переводчика.
Недели 2–4: Легализация и перевод
Апостилирование (если документ из страны — участника Гаагской конвенции об апостиле) занимает 1–3 недели. Полный присяжный перевод устава и выписки из реестра добавит еще 1–2 недели. Заложите PLN 1 000–3 000+ в зависимости от объема документов и скорости бюрократии в вашей стране.
Недели 4–6: Подача в KRS
Подавайте через портал PRS с использованием польской e‑подписи. KRS взимает примерно PLN 500 за подачу в суд плюс PLN 100 за публикацию в бюллетене Национального судебного реестра. Рассмотрение и одобрение обычно занимают 5–10 рабочих дней. Если нет польской e‑подписи, наймите польскую юрфирму или нотариуса для подписи от вашего имени (добавьте EUR 1 500–3 000).
Недели 6–8: Действия после регистрации в KRS
Через несколько дней после одобрения KRS откройте счет в польском банке, зарегистрируйтесь по VAT (если оборот превысит PLN 200 000 или сразу, если этого требует ваш сектор), и получите NIP (налоговый номер) и REGON (номер бизнес‑реестра) — они присваиваются автоматически после регистрации в KRS. При найме персонала зарегистрируйтесь как работодатель в ZUS (Управление соцстраха) в течение 7 дней с первой даты найма.
Основы регистрации в KRS
Наименование филиала должно включать название материнской компании плюс «Oddział w Polsce» (филиал в Польше). Все заявления и приложения подаются в KRS на польском языке. Нужно назначить одного уполномоченного представителя — обычно резидента или обладателя долгосрочной визы; некоторые регистраторы принимают нерезидентов по доверенности (уточняйте локально).
Форма подачи в KRS требует указать юридический адрес материнской компании, коды деятельности (в соответствии с материнской), адрес филиала, данные представителя и доверенность (примерно PLN 17 за каждого уполномоченного подписанта). Подавайте все через платформу PRS с e‑подписью.
Налоги, VAT, зарплаты и бухгалтерия
Филиал платит польский налог на прибыль (CIT) 19% с прибыли от деятельности в Польше. Сниженная ставка 9% возможна лишь в ограниченных случаях «малого налогоплательщика» — подтвердите право у бухгалтера. Регистрация по VAT обязательна до первой облагаемой операции при превышении PLN 200 000 в год или сразу, если этого требует ваш сектор.
Вы обязаны вести полный бухгалтерский учет на польском языке и в злотых (PLN), даже если материнская компания отчитывается в другой валюте. Подавайте ежемесячные декларации по VAT (JPK) до 25‑го числа следующего месяца. Уплачивайте авансы по CIT ежемесячно до 20‑го, а годовую декларацию CIT‑8 — до конца третьего месяца после окончания финансового года.
Если нанимаете сотрудников, регистрируйте каждого в ZUS в течение 7 дней и ежемесячно перечисляйте НДФЛ и соцвзносы. Заложите PLN 1 500–4 000+ в месяц на бухгалтерское сопровождение. Администрирование зарплаты стоит около PLN 50–100 на сотрудника в месяц.
Затраты и бюджет
- Госпошлины: ~PLN 600 (суд KRS + бюллетень)
- Присяжный перевод и апостиль: PLN 1 000–3 000+
- Юрсопровождение/подача: EUR 1 500–5 000+
- KYC и открытие счета в банке: часто бесплатно; только время
- Ежемесячная бухгалтерия: PLN 1 500–4 000+
- Расчет зарплаты на сотрудника: PLN 50–100+ в месяц
Итого первоначально: PLN 6 000–20 000 — в зависимости от привлечения юрфирмы. Ежемесячно: PLN 1 500–4 500+ на бухгалтерию и пэйрол.
Частые проблемы и как их избежать
Просроченные или отсутствующие апостили. Запросите новую выписку материнской компании не позже чем за 3 месяца до подачи; заранее проверьте уполномоченный орган апостиля в своей стране.
Не‑присяжные переводы. Используйте только присяжных переводчиков. KRS отклонит переводы обычных переводчиков или сервисов вроде Google Translate.
Задержки с e‑подписью. У нерезидентов часто нет польской e‑подписи. Заложите +1–2 недели и наймите польского консультанта для подписи от вашего имени.
Задержки KYC в банке. Польские банки запросят подробные документы по бенефициарам (UBO) и финотчетность материнской компании. Подготовьте их заранее, чтобы избежать 2–4 недель ожидания.
Несоответствие видов деятельности. В заявке в KRS укажите все планируемые виды. Добавление после регистрации требует официальной правки (еще 2–4 недели).
Отраслевые лицензии. Финансы, транспорт и другие регулируемые сферы требуют отдельных разрешений (лицензия страхового брокера, разрешение автотранспортного органа и т. п.). Заложите дополнительно 4–12 недель.
Найм иностранных сотрудников: визы и разрешения на работу
Сотрудникам из стран вне ЕС нужны разрешение на работу (обычно 6–12+ недель в зависимости от региона) и вид на жительство. Регистрируйте каждого нанятого в ZUS в течение 7 дней. Налоги на зарплату и соцвзносы удерживаются по польскому праву. Если нужно вывести людей на работу до получения разрешений, используйте промежуточного employer‑of‑record (PEO) для найма и оплаты как подрядчиков — это дороже, но снижает риск нарушения.
Календарь комплаенса: 1‑й год и далее
- В течение 7 дней с найма: зарегистрируйте каждого сотрудника в ZUS.
- До 20‑го числа каждого месяца: уплата авансов по CIT.
- До 25‑го числа каждого месяца: подача декларации VAT JPK.
- Ежемесячно: расчет зарплаты и взносов в ZUS.
- Ежегодно (в течение 3 месяцев после конца года): подача финансовой отчетности и декларации CIT‑8; аудит — при превышении порогов по выручке/активах.
- По мере необходимости: документация по трансфертному ценообразованию при сделках со связанными лицами; ведение всех обязательных книг и архивов филиала по адресу вашего офиса в Польше.
Частые вопросы
Сколько времени занимает открытие филиала в Польше?
4–8 недель: 2–3 недели на перевод и апостиль, 5–10 дней на рассмотрение KRS и 2–3 недели на пост‑KRS настройку (банк, налоги, ZUS). Задержки случаются из‑за отсутствия апостилей, неприсяжных переводов или сбоев e‑подписи.
Нужен ли резидент Польши в качестве представителя филиала?
Обычно да, хотя некоторые отделения KRS принимают нерезидентов по доверенности и при юридическом сопровождении. Если нет кандидата, наймите польскую юрфирму или нотариуса.
Какие налоги платит польский филиал компании из страны вне ЕС?
CIT (19% с польской прибыли), VAT (стандарт 23%), налоги на зарплату и соцвзносы при найме, а также ежемесячные/годовые отчетности. Вся прибыль облагается налогом у материнской компании после уплаты польского CIT.
Что лучше с точки зрения ответственности и налогов: филиал или польская «дочка»?
Филиал дешевле и быстрее в запуске, но вся ответственность лежит на материнской компании. «Дочка» (sp. z o.o.) дороже (PLN 5 000–15 000 на запуск), но ограничивает ответственность активами самой «дочки» и дает больше опций по налоговому планированию. Берите филиал для краткосрочного теста рынка; «дочку» — если план на 5+ лет в Польше.
Могу ли я зарегистрироваться по польскому VAT без открытия филиала?
Нет. Для регистрации по VAT нужна правовая форма присутствия в Польше (филиал или «дочка»). Представительство не может зарегистрироваться по VAT и получить налоговый номер.
Источники
Photo: Aibek Skakov / Pexels