Oddelegowanie czy podróż służbowa

Podróż służbowa i oddelegowanie dotyczą dwóch różnych sytuacji. Pierwsza uregulowana jest w art. 775 kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 KP pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. W tym przypadku podwładny wyjątkowo i tymczasowo wykonuje powierzone mu zadania poza stałym miejscem pracy na okres do 3 miesięcy.

Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy z tytułu podróży służbowej pracownika jest wypłata diet oraz zwrotu kosztów poniesionych na podróż oraz nocleg. Zwrot kosztów podróży służbowej oraz wypłata diet jest zwolniona z opodatkowania oraz składek ZUS. W tym diety w zależności od kraju, do którego pracownik zostaje oddelegowany są zróżnicowane. Stawki w niektórych krajach stanowią poniżej 50 EUR, na przykład, Białoruś i Rosja 48 EUR, Ukraina i Estonia 41 EUR.

Diety i inne wypłaty związane ze służbowym wyjazdem są korzystne w zakresie opodatkowania - są zwolnione od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do wyceny składek na fundusz ubezpieczeń społecznych. Podstawowym warunkiem jest wyjazd służbowy pracownika.

Natomiast, zgodnie z dyrektywą o delegowaniu, pracownik może być zatrudniony na obszarze innego państwa, od 3 do max. 24 miesięcy. W tym przypadku, pracownik nie ma prawa do diety i innych wydatków. Dlatego, jeśli pracownikowi wypłacono dodatkowe wynagrodzenie lub zwrócono inne koszty związane z wyjazdem – jest to dochodem pracownika, podlegającym opodatkowaniu.

Zasadą wysyłania pracowników do państwa spoza Unii Europejskiej jest umowa o pracę z osobą skierowaną do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający jeden miesiąc. Która powinna określać czas wykonywania pracy za granicą oraz walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie. Pracownik, który jest wysyłany poza granice UE, może również podlegać ubezpieczeniu społecznemu w Polsce, jednak tylko w przypadku, jeśli Polska zawarła z tym krajem umowę o ubezpieczeniu społecznym.

Niezbędne dokumenty do delegowania cudzoziemca:

- zaświadczenie A1 (jeśli ubezpieczenie społeczne będzie wpłacane w Polsce na okres delegowania),

- umowa najmu,

- umowa o pracę z minimalną pensją kraju, do którego pracownik jest delegowany,

- pracownik przed wyjazdem musi być ubezpieczony najmniej na 1 miesiąc,

- rodzaj wykonywanej działalności w państwie, do którego jest delegowany pracownik musi być podobny do wykonywanej pracy w Polsce.

Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, kiedy mamy do czynienia z delegowaniem, a kiedy ze służbowym wyjazdem. Nieprawidłowa identyfikacja powoduje ryzyko powstania zadłużenia do zapłaty zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na część kwoty zapłaconej za służbowy wyjazd. Podobna sytuacja ma także miejsce w przypadku ubezpieczenia społecznego pracownika.