During our practice we have served versatile consulting to foundations, public funds, corporations and individual investors.
During our practice we have served versatile consulting to foundations, public funds, corporations and individual investors.
Zanim dokumenty zostaną wprowadzone do obrotu w innym państwie najczęściej muszą przejść procedurę uwierzytelnienia. Czasami dokumentów się nie uwierzytelnia, czasami nadaje się klauzulę apostille, a czasami – dokonuje się legalizacji. Od czego zależy sposób uwierzytelnienia i jego konieczność?
Legalizacja jest procedurą uwierzytelnienia dokumentów w krajach, które nie przystąpiły do Konwencji haskiej i nieco różni się od apostille. Polega ona na stwierdzeniu zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia przez urzędnika konsularnego celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia. Warto zaznaczyć, iż legalizacja nie potwierdza autentyczności dokumentu, ale jedynie poświadcza wystawienie w odpowiedniej formie, przez właściwy organ umocowany zgodnie z prawem miejscowym oraz to, że pieczęć i podpis znajdujące się na dokumencie nie są sfałszowane. Legalizowane są dokumenty z następujących krajów:
Afganistan, Algieria, Angola, Arabia Saudyjska, Bangladesz, Benin, Bhutan, Chiny (z wyłączeniem Specjalnych Rejonów Administracyjnych: Hong Kong, Macao), Czad, Egipt, Etiopia, Gambia, Ghana, Haiti, Indonezja, Irak, Iran, Jamajka, Jemen, Jordania, Kambodża, Kamerun, Kanada, Katar, Kenia, Kongo, Korea Północna, Kuba, Kuwejt, Laos, Liban, Libia, Madagaskar, Malezja, Mauretania, Mozambik, Nepal, Niger, Nigeria, Pakistan, Palestyna, Papua Nowa Gwinea, Republika Środkowoafrykańska, Rwanda, Senegal, Singapur, Somalia, Sri Lanka, Sudan, Syria, Taiwan, Tajlandia, Tanzania, Togo, Turkmenistan, Uganda, Wietnam, Wybrzeże Kości Słoniowej, Zambia, Zimbabwe, Zjednoczone Emiraty Arabskie.
Dokumenty są legalizowane przez placówki konsularne tych państw, gdzie dokumenty mają być wprowadzone do obrotu.
Klauzula apostille potwierdza autentyczność dokumentów urzędowych, sądowych, notarialnych, handlowych i innych oraz uprawnienia organu do wydania takiego dokumentu. Uwierzytelnia ona podpis i charakter, w jakim działa osoba podpisująca dokument, lub pieczęć organu wydającego dokument. Najczęściej nadawana jest przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w kraju wydania dokumentu i używa się w tych krajach, które podpisały konwencję haską w 1961 r. (większość państw świata).
Nie zawsze można uzyskać klauzulę apostille bezpośrednio na dokument, czasami wymagane jest wcześniejsze poświadczenie w innych organach - w sądzie okręgowym, Krajowej Izbie Gospodarczej lub Ministerstwie Zdrowia. Na przykład zanim uzyskasz klauzulę apostille na dyplomie polskiej uczelni wyższej, musisz udać się do Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, lub z dokumentem notarialnym – do sądu okręgowego, właściwego miejscowo dla notariusza.
Czy należy dodatkowo uwierzytelniać tłumaczenia przysięgłe? Mimo, że tłumaczenia, wykonane przez tłumacza przysięgłego są już uwierzytelnione, przy obrocie zagranicznym często wymaga się dodatkowego opatrzenia klauzulą apostille tych tłumaczeń. Najlepiej tłumaczyć dokumenty dopiero po opatrzeniu klauzulą apostille oryginałów, żeby zawierało jej tłumaczenie i było wykonane z ostatecznej wersji dokumentu, do którego nic później nie było dodawane.
Są również przypadki, kiedy apostille nie jest wymagane w ogóle. To dotyczy obrotu dokumentów na terytorium Unii Europejskiej, wydanych w państwach członkowskich. Od lutego 2019 roku apostille nie jest wymagane na następujących dokumentach:
Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w tym zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy. Natomiast w przypadku innych dokumentów, trzeba wcześniej uzyskać informację w organie, przyjmującym dokumenty zagraniczne.
