Jak działają instytucje państwowe w Polsce podczas kwarantanny z powodu koronawirusa

 Wprowadzenie kwarantanny w Polsce wpłynęło na pracę wielu instytucji państwowych, od których zależy cały sektor małych i średnich przedsiębiorstw. W tym artykule chcemy poinformować o zmianach i formach w jakich działa obecnie wiele instytucji finansowych i administracyjnych w Polsce, a także przedstawić jakie usługi  można wykonać zdalnie, mimo kwarantanny spowodowanej epidemią koronawirusa.

 Przede wszystkim warto zacząć od samej rejestracji nowej działalności gospodarczej w Polsce. Ten proces w żadnym wypadku nie jest zawieszony. Wydanie podpisu elektronicznego można zrobić zdalnie. Aby to zrobić, wystarczy poświadczyć podpis u notariusza we wniosku w kraju zamieszkania i przesłać nam oryginalny dokument w celu zakończenia procedury wydania podpisu elektronicznego.

Krajowy Rejestr Sądowy oferuje rejestrację wszystkich spółek za pośrednictwem internetowego systemu S24, w którym są udostępnione potrzebne wzory wielu dokumentów. Wszystkie dokumenty należy podpisać podpisem elektronicznym, a następnie wysłać je za pośrednictwem portalu w celu rejestracji. Termin na podjęcie decyzji o zarejestrowaniu spółki przez sąd wynosi 24 godziny, ale w rzeczywistości możliwe są opóźnienia wynikające z ograniczonej pracy Krajowego Rejestru Sądowego. Zmiana danych w rejestrze przedsiębiorców dla spółki zarejestrowanej za pośrednictwem portalu S24, także jest możliwa przez ten system.

Jeżeli trzeba uzyskać z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) aktualne dane podmiotu, wówczas na stronie https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/krajowy-rejestr-sadowy  należy wybrać „Wyszukiwarka KRS”. Wydruk informacji aktualnych można pobrać i wydrukować samodzielnie i dokument ten będzie miał taką samą moc prawną jako dokument z pieczęcią. Jednak taki dokument bez pieczęci poza Polską nie jest uznawany za dokument urzędowy. Jeśli potrzebujesz pieczęci, musisz wypełnić wniosek o wydanie odpisu i wysłać go wraz z potwierdzeniem płatności do KRS. Na odpowiedź trzeba czekać do 7 dni roboczych.

Następnie warto dowiedzieć się jak pracuje Urząd Skarbowy. W tej instytucji prawie wszystko trzeba załatwiać za pośrednictwem poczty. Jeśli otrzymałeś wezwanie od Urzędu Skarbowego o przesłanie wymaganych dokumentów firmowych, można wysłać je w formie skanu na adres e-mail inspektora prowadzącego sprawę lub pocztą. Składanie korekty do dokumentów finansowych spółki jest możliwe za pośrednictwem systemu online, w którym działają wszyscy księgowi i mogą od razu przesłać całą informację do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest także ważną organizacją dla wszystkich prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Jeszcze przed kwarantanną wprowadzili system online, w którym jako płatnik jako ubezpieczony może obserwować procesy związane z jego ubezpieczeniem. W tej chwili jest to główny sposób kontaktu i otrzymywania dokumentów od ZUS. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia, że posiadasz ubezpieczenie społeczne w celu przedstawienia w instytucjach innego państwa, należy wypełnić formularz EWZ-2 i wysłać go do ZUS za pośrednictwem portalu online. Powinieneś otrzymać odpowiedź w formie elektronicznej na swoje konto w portalu w ciągu 7 dni. Jeśli potrzebujesz dokumentów z podpisem lub pieczęcią ZUS, powyższe zgłoszenie należy wysłać pocztą, ale oczekiwanie na odpowiedź może być wydłużone do 14 dni.

Zdarzają się sytuacje, w których cudzoziemiec, który chce rozpocząć działalność gospodarczą w Polsce, proszony jest o przedstawienie zaświadczenia o niekaralności z rejestru karnego w Polsce. W takim przypadku trzeba zarejestrować się w systemie online Krajowego Rejestru Karnego. Stworzyć konto osobiste, wprowadzić wszystkie wymagane dane, a następnie dostępna jest możliwość wyboru usługi. Jeśli chcesz uzyskać zaświadczenie o niekaralności, wystarczy wybrać odpowiednią opcję i wysłać wniosek o wydanie takiego zaświadczenia.

Dodatkowo chcemy poinformować o systemie pracy banków. W tej chwili przed udaniem się do banku trzeba sprawdzić, które oddziały są otwarte. Nie można otworzyć konta bankowego dla spółki online, jeśli udziałowcy i członkowie zarządu są cudzoziemcami. Potrzebna jest obecność osobista członków zarządu spółki w oddziale banku. Konta osobiste dla osób fizycznych można otworzyć online. W takim przypadku niektóre banki oferują usługę przekazania dokumentów przez kuriera. Prosimy o zapoznanie się ze zmianami w funkcjonowaniu danego banku przed udaniem się do oddziału.

Nasi klienci korzystają często z usług uzyskania apostille. W tej chwili instytucja państwowa, która wydaje apostille na dokumenty, działa tylko zdalnie – przez pocztę. Aby otrzymać dokumenty z apostille, należy wypełnić odpowiedni wniosek (wskazać liczbę dokumentów, ich zawartość i kraj, w którym będą używane), dołączyć potwierdzenie płatności i przesłać je na adres instytucji państwowej wraz z dokumentami. Termin oczekiwania wynosi do 1 miesiąca i tego procesu nie da się przyspieszyć.

 Jeśli chodzi o notariuszy, tłumaczy przysięgłych i księgowych - wszystko jest indywidualne. Mamy informacje, że notariusz może przyjmować nie więcej niż dwie osoby jednocześnie w jednym biurze, a wielu z nich pracuje w domu i nie przyjmuje klientów. Tłumacze przysięgli pracują również przez wysyłanie wszystko pocztą i nie przyjmują osobiście klientów. Aby przyspieszyć proces tłumaczenia, można wysyłać dokumenty do tłumaczenia pocztą a skan wysłać przez maila. Tłumacz rozpocznie pracę nad tłumaczeniem zgodnie z przesłanym skanem, a po otrzymaniu oryginałów zweryfikuje dokument i niezwłocznie prześle gotowe tłumaczenie.

W tej sytuacji nasza firma może pomóc nie tylko swoim klientom, ale i wszystkim przedsiębiorcom w tym ciężkim czasie. Wszyscy starają się optymalizować procesy pracy i pomagać sobie nawzajem. Zachęcamy, abyście się nie denerwowali i kontynuowali pracę. Pozytywne nastawienie to połowa sukcesu!