Zmiana zarządu polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) odbywa się w dwóch krokach: podjęcia ważnej uchwały lub decyzji korporacyjnej, a następnie złożenia wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zmiana staje się widoczna i skuteczna wobec osób trzecich dopiero po wpisie dokonanym przez sąd rejestrowy, dlatego należy uwzględnić opłaty sądowe, ewentualne koszty tłumaczenia lub czynności notarialnych oraz krótki ustawowy termin na złożenie wniosku, liczony od dnia zmiany.
Co jest zmianą w zarządzie i kto o niej decyduje
Aktualizacja w KRS jest potrzebna za każdym razem, gdy zmienia się skład zarządu lub sposób reprezentacji spółki. Typowe przypadki to:
- powołanie nowego członka zarządu;
- odwołanie lub rezygnacja dotychczasowego członka;
- wygaśnięcie kadencji, jeżeli umowa spółki przewiduje określony czas jej trwania;
- zmiana danych członka zarządu ujawnionych w rejestrze, takich jak nazwisko lub adres;
- zmiana zasad reprezentacji, na przykład przejście od samodzielnego prawa podpisu do działania dwóch członków łącznie.
Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych członków zarządu powołuje i odwołuje co do zasady zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Niektóre umowy przyznają to uprawnienie radzie nadzorczej lub wskazanemu wspólnikowi, dlatego przed przygotowaniem jakichkolwiek dokumentów należy przeczytać umowę spółki.
Członkostwo w zarządzie i posiadanie udziałów to dwie odrębne sprawy. Zagraniczny właściciel może być właścicielem wszystkich udziałów, nie zasiadając w zarządzie, a członek zarządu nie musi posiadać udziałów. Powołanie lub odwołanie członka zarządu nie zmienia tego, kto jest właścicielem spółki.
Krok 1: prawidłowe podjęcie decyzji korporacyjnej
Decyzja ma zazwyczaj formę uchwały zgromadzenia wspólników, podjętej na posiedzeniu albo – jeżeli pozwalają na to umowa spółki i Kodeks – w trybie pisemnym, bez odbywania zgromadzenia. Wymogi dotyczące kworum i większości wynikają z umowy spółki; jeżeli milczy ona w tej kwestii, stosuje się domyślne zasady Kodeksu. Prościej jest w spółce jednoosobowej: decyzję jedynego wspólnika utrwala się w protokole lub podpisanym oświadczeniu i nie trzeba zwoływać zgromadzenia.
Błędy na tym etapie są najkosztowniejsze, ponieważ mogą podważyć samo powołanie. Należy sprawdzić w szczególności:
- czy zawiadomienie o zgromadzeniu było prawidłowe i czy zachowano sposób zawiadamiania określony w umowie spółki;
- czy do głosowania zastosowano właściwą większość;
- czy w uchwale wskazano pełnioną funkcję (na przykład Prezes Zarządu lub Członek Zarządu) oraz czas trwania kadencji, o ile ma zastosowanie.
Osoba powołana na podstawie wadliwej uchwały może zostać wpisana do rejestru, a następnie jej powołanie może zostać zakwestionowane, co jest trudniejsze do naprawienia niż właściwe sformułowanie uchwały od samego początku.
Krok 2: przygotowanie wniosku do KRS
Wnioski składa się elektronicznie. Spółki zarejestrowane przez portal S24 mogą co do zasady korzystać z niego przy niektórych zmianach, ale zmiany w zarządzie zwykle zgłasza się przez portal elektroniczny sądów rejestrowych (Portal Rejestrów Sądowych), na standardowych formularzach KRS-W. Przed rozpoczęciem należy potwierdzić właściwy formularz i załączniki na portalu e-KRS Ministerstwa Sprawiedliwości.
Dokumenty uzupełniające obejmują zwykle:
- uchwałę o powołaniu lub odwołaniu członka zarządu albo pismo z rezygnacją;
- oświadczenie nowego członka zarządu o przyjęciu funkcji i o tym, że nie ma przeszkód prawnych do jej pełnienia;
- dokument potwierdzający umocowanie osoby składającej wniosek, a w przypadku działania przez pełnomocnika – pełnomocnictwo;
- listę aktualnych członków zarządu, jeżeli jest wymagana.
We wniosku trzeba podać adres do doręczeń w Polsce. W przypadku osób fizycznych rejestr wymaga numeru PESEL. Cudzoziemcy bez numeru PESEL są identyfikowani na podstawie danych z paszportu lub innego dokumentu tożsamości, jednak dokładny zakres wymaganych danych należy sprawdzić w aktualnej instrukcji do formularza.
Dokumenty w języku obcym wymagają co do zasady tłumaczenia przysięgłego na język polski, a niektóre zagraniczne dokumenty urzędowe mogą wymagać apostille lub legalizacji. To, czy którekolwiek z tych wymogów ma zastosowanie, zależy od rodzaju dokumentu i kraju jego pochodzenia, dlatego należy to zweryfikować przed zamówieniem tłumaczeń.
Terminy, skuteczność zmiany i konsekwencje opóźnienia
W stosunkach wewnętrznych zmiana zwykle wywołuje skutek z chwilą podjęcia uchwały i przyjęcia funkcji przez powołanego albo w dniu wskazanym w uchwale. Wobec osób trzecich liczy się natomiast rejestr. Zgodnie z art. 19 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o zmianę danych wpisanych do rejestru należy złożyć w terminie siedmiu dni od zdarzenia, które tę zmianę powoduje. Tę liczbę należy sprawdzić w aktualnym brzmieniu przepisów, zanim się na niej oprzemy.
Uchybienie terminowi nie unieważnia powołania, ale powoduje problemy praktyczne. Banki i kontrahenci sprawdzają rejestr, a nie wewnętrzne protokoły spółki. Nowo powołany członek zarządu może nie być w stanie zawierać umów ani dysponować rachunkiem, podczas gdy osoba, która odeszła, może nadal figurować jako uprawniona. Sąd może też nakładać grzywny w celu przymuszenia do złożenia wniosku, a opóźnienie może narazić członków zarządu na odpowiedzialność.
Koszty: opłaty sądowe, ogłoszenie i wsparcie profesjonalistów
Obowiązkowe koszty urzędowe to opłata sądowa od wniosku o zmianę oraz opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Wysokość opłat określają przepisy rozporządzenia i w przeszłości ulegała ona zmianom, dlatego należy potwierdzić aktualne kwoty w obowiązującej taryfie na e-KRS, zamiast polegać na kwotach podawanych w innych źródłach.
Koszty opcjonalne lub zależne od sytuacji obejmują:
- notarialne poświadczenie podpisów lub dokumentów, które co do zasady nie jest wymagane przy wniosku składanym elektronicznie, ale może być potrzebne w przypadku dokumentów zagranicznych;
- tłumaczenie przysięgłe dokumentów zagranicznych, zwykle rozliczane za stronę;
- przygotowanie przez prawnika uchwał i oświadczeń;
- opłaty pośrednika lub dostawcy usługi składania wniosków.
Weźmy przykład spółki jednoosobowej, która zastępuje jedynego członka zarządu osobą z miejscem zamieszkania w Polsce. Koszty to opłata sądowa oraz opłata za ogłoszenie w MSiG, bez tłumaczenia i bez notariusza. Do tego dochodzi tłumaczenie przysięgłe, jeżeli jedynym wspólnikiem jest zagraniczna spółka, której dokumenty sporządzono w innym języku, oraz koszt profesjonalnego przygotowania dokumentów, jeżeli zlecamy je na zewnątrz.
Co dzieje się po złożeniu wniosku: terminy i dalsze kroki
Sąd rejestrowy rozpatruje wniosek i albo dokonuje wpisu zmiany, albo wzywa do usunięcia braków. Braki trzeba uzupełnić w terminie wyznaczonym przez sąd, a ich nieusunięcie może skutkować odrzuceniem wniosku. Czas rozpatrzenia różni się w zależności od sądu i obłożenia, a nikt nie jest w stanie zagwarantować konkretnej daty, dlatego nie należy planować podpisywania umów, które zależą od dokonania wpisu.
Po wpisie zmiany do rejestru należy wykonać następujące czynności:
- zaktualizować dane w rejestrach podatkowych i statystycznych, w których ujawnieni są przedstawiciele spółki (NIP, REGON), oraz ewentualne dane dotyczące VAT;
- powiadomić bank i wymienić karty wzorów podpisów;
- sprawdzić, czy konieczna jest aktualizacja w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), co może mieć miejsce, gdy członek zarządu jest uznawany za beneficjenta rzeczywistego wobec braku wyraźnie wskazanego właściciela;
- upewnić się, że nowy zagraniczny członek zarządu ma prawo pracy lub pobytu w Polsce, jeżeli jego rola tego wymaga.
Szczególne sytuacje, które powinni uwzględnić zagraniczni właściciele
Prawo polskie co do zasady nie wymaga, aby członek zarządu mieszkał w Polsce, dlatego można powołać osobę niebędącą rezydentem, która może podpisywać dokumenty z zagranicy, jeżeli sposób podpisu jest prawidłowy, a dokumenty zagraniczne zostały należycie przygotowane. Praktyczne trudności pojawiają się w kwestiach bankowych, adresu do doręczeń i spraw podatkowych, dlatego wiele spółek wyznacza lokalnego pełnomocnika lub osobę kontaktową.
Członkostwo w zarządzie nie jest statusem imigracyjnym. Zasiadanie w zarządzie samo w sobie nie daje nikomu prawa pobytu w Polsce, a to, czy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę, aby wykonywać obowiązki członka zarządu, zależy od obywatelstwa, statusu pobytowego oraz tego, czy funkcja wiąże się z wynagrodzeniem lub zatrudnieniem. Tę kwestię należy traktować odrębnie.
Jeżeli jedyny członek zarządu zrezygnuje, spółka pozostaje bez organu uprawnionego do jej reprezentowania, dlatego następcę należy powołać przed rezygnacją lub równocześnie z nią. Spory dotyczące odwołania, w których odwołany członek zarządu kwestionuje uchwałę, mogą opóźnić złożenie wniosku i powinny zostać przeanalizowane przez prawnika.
Najczęstsze błędy i praktyczna lista kontrolna
Odrzucenia wniosków i opóźnienia wynikają zwykle z niespójnych danych lub nazwisk w dokumentach, braku oświadczenia o przyjęciu funkcji, sformułowania uchwały pomijającego funkcję lub kadencję, użycia niewłaściwego formularza albo błędnego odczytania terminu.
- Przeczytaj umowę spółki, aby ustalić, kto powołuje członków zarządu i jaka większość obowiązuje.
- Podejmij uchwałę z zachowaniem prawidłowego zawiadomienia, większości, funkcji i kadencji.
- Uzyskaj od nowego członka zarządu oświadczenie o przyjęciu funkcji i o braku przeszkód do jej pełnienia.
- Przygotuj tłumaczenia lub apostille dla dokumentów zagranicznych.
- Złóż wniosek w ustawowym terminie, na właściwym formularzu.
- Uiść opłatę sądową i opłatę za ogłoszenie w MSiG.
- Po dokonaniu wpisu zaktualizuj dane w banku, rejestrach podatkowych i w CRBR, jeżeli ma to zastosowanie.
Samodzielne złożenie wniosku jest realne przy prostej zmianie i dokumentach w języku polskim. Gdy w grę wchodzą zagraniczni wspólnicy, tłumaczenia, rezygnacja jedynego członka zarządu lub sporne odwołanie, wsparcie profesjonalistów, takie jak usługi oferowane przez Consult Invest, może ograniczyć ryzyko odrzucenia wniosku.
Najczęściej zadawane pytania
Ile to trwa i czy można zagwarantować termin?
Nie. Czas zależy od obłożenia sądu rejestrowego i od tego, czy sąd wezwie do uzupełnienia braków, dlatego nie można go zagwarantować.
Ile to kosztuje?
Obowiązkowe koszty to opłata sądowa i opłata za ogłoszenie w MSiG. Aktualne kwoty należy potwierdzić na e-KRS, a w razie potrzeby doliczyć koszty tłumaczenia lub przygotowania dokumentów.
Czy można powołać cudzoziemca niebędącego rezydentem?
Co do zasady tak, ponieważ zamieszkanie w Polsce nie jest ustawowym wymogiem dla członków zarządu. Kwestie imigracyjne i zezwolenia na pracę to odrębne sprawy.
Jaki jest termin złożenia wniosku i jakie są skutki jego przekroczenia?
Ustawa o KRS przewiduje siedem dni od zdarzenia, zgodnie z powyższym źródłem, co należy zweryfikować w aktualnym brzmieniu przepisów. Spóźnione złożenie wniosku może skutkować grzywnami sądowymi oraz problemami praktycznymi z bankami i kontrahentami.
Czy potrzebny jest notariusz lub tłumacz przysięgły?
Notariusz co do zasady nie jest wymagany przy elektronicznym wniosku o zmianę w zarządzie. Tłumaczenie przysięgłe jest zwykle potrzebne w przypadku dokumentów w języku obcym, a niektóre dokumenty mogą dodatkowo wymagać apostille.
Źródła
Zdjęcie: RDNE Stock project / Pexels