Podwyższenie kapitału zakładowego w polskiej spółce z o.o. wywołuje skutek prawny dopiero z chwilą wpisu do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego), a nie w momencie głosowania wspólników ani wpływu pieniędzy na rachunek. Procedura przebiega w ustalonej kolejności: uchwała zgromadzenia wspólników w formie aktu notarialnego, objęcie udziałów i ich pokrycie, oświadczenie zarządu o całkowitym pokryciu kapitału oraz wniosek do sądu rejestrowego. Wada na którymkolwiek etapie zwykle prowadzi do opóźnienia lub odmowy dokonania wpisu.
Kiedy i dlaczego spółka podwyższa kapitał zakładowy
Podwyższenie to decyzja dobrowolna, a nie rutynowy obowiązek wynikający z przepisów. Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5 000 zł zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, a wiele spółek działa latami bez jego zmiany. Typowe powody podwyższenia kapitału to:
- sfinansowanie rozwoju lub konkretnej inwestycji;
- zamiana pożyczek wspólników na kapitał;
- spełnienie wymogu banku, organu koncesyjnego lub zamawiającego w przetargu dotyczącego wyższego kapitału;
- wprowadzenie nowego inwestora.
Istnieją dwie podstawowe metody. Kapitał można podwyższyć poprzez nowe wkłady, gdy wspólnicy lub osoby trzecie wnoszą gotówkę albo inne składniki majątku. Można go też podwyższyć ze środków własnych spółki, przenosząc do kapitału zakładowego kapitały zapasowe lub niepodzielone zyski. Druga metoda nie wprowadza do spółki świeżych środków i podlega innym regułom, dlatego dalsza część artykułu koncentruje się na pierwszej.
Krok 1 – uchwała zgromadzenia wspólników
Podwyższenie kapitału oznacza zmianę umowy spółki, dlatego zgromadzenie wspólników musi podjąć uchwałę w formie aktu notarialnego. Kodeks spółek handlowych określa wymaganą większość głosów przy zmianie umowy spółki. Sama umowa może jednak przewidywać surowsze warunki, więc w pierwszej kolejności należy ją sprawdzić.
Uchwała powinna określać:
- nową wysokość całego kapitału zakładowego oraz kwotę podwyższenia;
- liczbę i wartość nominalną nowych udziałów albo zwiększenie wartości nominalnej udziałów już istniejących;
- osoby uprawnione do objęcia nowych udziałów;
- formę wkładu (pieniężny lub niepieniężny);
- termin objęcia udziałów.
Dotychczasowi wspólnicy co do zasady mają prawo poboru, czyli mogą objąć nowe udziały proporcjonalnie do posiadanych. Prawo to można wyłączyć wyłącznie w sposób dopuszczony przez Kodeks i umowę spółki, a wyłączenie musi być prawidłowo odzwierciedlone w uchwale. Spółka może też zdecydować się na podwyższenie wartości nominalnej istniejących udziałów zamiast tworzenia nowych. Ta droga wymaga zgody wszystkich wspólników na wyższą wartość nominalną, dlatego lepiej sprawdza się w spółkach o zamkniętym gronie wspólników niż tam, gdzie wchodzi inwestor zewnętrzny.
Krok 2 – objęcie nowych udziałów i ich pokrycie
Każda osoba obejmująca udziały składa oświadczenie o objęciu udziałów, które co do zasady sporządza się w formie aktu notarialnego. To, czy udziały może objąć osoba trzecia, zależy od treści uchwały i od prawa poboru dotychczasowych wspólników. Jeżeli do spółki wchodzi inwestor, uchwała musi to wyraźnie dopuszczać.
Wkłady pieniężne wpłaca się na rachunek bankowy spółki. Warto zachować potwierdzenie przelewu, ponieważ będzie ono podstawą późniejszego oświadczenia zarządu. Wkłady niepieniężne, takie jak sprzęt, wierzytelności czy prawa własności intelektualnej, wiążą się z dodatkowymi wymogami. Uchwała musi opisywać dany składnik majątku, a do wyceny i ujawnienia stosuje się odrębne przepisy. Zawyżona wycena może rodzić odpowiedzialność zarówno wnoszącego wkład, jak i zarządu.
Udziały mogą obejmować również wspólnicy zagraniczni, zarówno osoby fizyczne, jak i spółki. W praktyce muszą oni zorganizować przelew z zagranicy, prawidłowo sporządzone oświadczenie o objęciu udziałów (często przez pełnomocnika) oraz, w przypadku inwestorów korporacyjnych, uwierzytelnione dokumenty spółki wraz z tłumaczeniami, jeśli są wymagane. Warto uwzględnić na to czas, bo to właśnie te kwestie częściej niż polskie formalności wydłużają cały proces.
Krok 3 – oświadczenie zarządu i wniosek do KRS
Po objęciu udziałów i ich pokryciu zarząd składa oświadczenie, że podwyższony kapitał został w pełni objęty i wpłacony. Następnie zarząd składa wniosek do sądu rejestrowego. Do wniosku zwykle dołącza się:
- uchwałę w formie aktu notarialnego oraz oświadczenia o objęciu udziałów;
- oświadczenie zarządu;
- tekst jednolity zmienionej umowy spółki;
- zaktualizowaną listę wspólników;
- dowód uiszczenia wymaganych opłat.
Wnioski składa się elektronicznie za pośrednictwem portalu rejestrów Ministerstwa Sprawiedliwości. System S24 nie obejmuje wszystkich rodzajów zmian, dlatego przed przygotowaniem dokumentów należy sprawdzić, jaka ścieżka jest właściwa. Opłaty sądowe i za ogłoszenie określa rozporządzenie i mogą się one zmieniać, zatem przed ustaleniem budżetu warto sprawdzić aktualne stawki na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości.
Kiedy podwyższenie wywołuje skutek prawny
Łatwo pomylić trzy rzeczy: uchwałę, wpłatę i skutek prawny. Uchwała uprawnia do podwyższenia kapitału. Wpłata kończy proces wnoszenia wkładów. Samo podwyższenie powstaje jednak dopiero z chwilą wpisu do KRS. Do tego czasu kapitał zakładowy widniejący w rejestrze pozostaje bez zmian, a nowi wspólnicy formalnie nie nabyli udziałów.
W praktyce oznacza to, że nie należy zakładać, iż prawa głosu i prawo do dywidendy związane z nowymi udziałami przysługują przed dokonaniem wpisu. Wpłacone środki mogą znajdować się na rachunku spółki, ale spółka powinna zachować ostrożność przy traktowaniu ich jako ostatecznego kapitału, zanim sąd rozpatrzy wniosek. Czas oczekiwania zależy od obciążenia sądu rejestrowego i kompletności wniosku. Nikt nie jest w stanie rzetelnie obiecać konkretnej liczby dni, a najlepszą ochroną przed opóźnieniem jest czysty, spójny wniosek.
Podatki, koszty i obowiązki następcze
Podwyższenie kapitału podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych (PCC), który spółka płaci od kwoty podwyższenia. Zasady określa ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych. Aktualną stawkę i ewentualne zwolnienia warto zweryfikować w tym źródle lub u doradcy podatkowego, ponieważ zależą one od rodzaju podwyższenia. Taksa notarialna wynika z regulowanej tabeli opartej na wartości czynności, a do tego dochodzą wspomniane wyżej opłaty sądowe i za ogłoszenie.
Po dokonaniu wpisu należy zaktualizować wewnętrzną księgę udziałów lub listę wspólników oraz poinformować bank i kluczowych kontrahentów. W razie potrzeby trzeba też zaktualizować zgłoszenia podatkowe i statystyczne. Inwestorzy zagraniczni powinni ponadto sprawdzić, czy zmiana wpływa na zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), co zależy od tego, kto ostatecznie będzie właścicielem lub będzie sprawować kontrolę nad spółką po objęciu nowych udziałów.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
- Niewłaściwa forma lub wadliwa uchwała. Uchwała podjęta bez zachowania formy aktu notarialnego lub bez wymaganej większości może zostać zaskarżona.
- Pominięcie prawa poboru. Wyłączenie go bez zachowania właściwej procedury grozi sporami z dotychczasowymi wspólnikami.
- Niepełne dowody wpłaty. Oświadczenie zarządu powinno opierać się na jednoznacznych potwierdzeniach bankowych.
- Niespójność dokumentów. Liczba udziałów, wartości nominalne i kwoty muszą być identyczne w uchwale, oświadczeniach i wniosku.
- Nieprawidłowa wycena wkładów niepieniężnych. To ryzyko odpowiedzialności, a nie jedynie formalność.
- Przekroczenie terminów składania wniosku. Kodeks określa terminy na złożenie wniosku po podwyższeniu kapitału, więc nie należy odkładać go na ostatnią chwilę.
Najprostszym zabezpieczeniem jest weryfikacja projektu uchwały, oświadczeń o objęciu udziałów i dokumentów rejestrowych przed podpisaniem czegokolwiek u notariusza. Poprawki po podpisaniu aktu są wolniejsze i droższe niż poprawki przed nim. Consult Invest wspiera zagranicznych klientów w zmianach korporacyjnych i wnioskach do KRS w Polsce, w tym w koordynacji dokumentów przygotowywanych za granicą.
Najczęściej zadawane pytania
Ile trwa podwyższenie kapitału zakładowego od uchwały do wpisu w KRS?
Nie ma stałego terminu. Czas zależy od tego, jak szybko zostaną dokonane objęcia i wpłaty, od kompletności wniosku oraz obciążenia sądu rejestrowego. Należy liczyć się raczej z tygodniami niż dniami, a każde konkretne szacunki traktować wyłącznie orientacyjnie.
Czy podwyższenie kapitału musi odbyć się przed notariuszem?
Tak, w odniesieniu do uchwały, ponieważ zmienia ona umowę spółki. Oświadczenia o objęciu udziałów również co do zasady składa się w formie aktu notarialnego.
Czy zagraniczna spółka lub osoba fizyczna może objąć nowe udziały?
Tak, o ile uchwała i prawo poboru pozwalają na objęcie udziałów przez osobę trzecią. Inwestorzy zagraniczni powinni z wyprzedzeniem przygotować przekaz środków oraz ewentualne uwierzytelnione dokumenty lub pełnomocnictwa.
Czy podwyższenie jest skuteczne od razu po głosowaniu?
Nie. Skutek prawny następuje dopiero z chwilą wpisu do KRS, a nie z chwilą głosowania ani wpłaty.
Czy pożyczkę wspólnika można zamienić na kapitał zakładowy?
Co do zasady tak. Wierzytelność z tytułu pożyczki można wykorzystać do pokrycia nowych udziałów, na przykład poprzez potrącenie, jednak mechanizm i skutki podatkowe należy sprawdzić indywidualnie, zanim zostanie przygotowana uchwała.
Niniejszy artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. Przepisy, opłaty i procedury ulegają zmianom, dlatego przed podjęciem działań należy zweryfikować je w aktualnych źródłach urzędowych.
Źródła
Zdjęcie: Mikhail Nilov / Pexels